Die ERP-System-Implementation ist wie die Quadratur des Kreises:

Das Unternehmen will das ERP-System im Griff haben. Die Berater des System-Herstellers sollen hinsichtlich der Übereinstimmung zwischen Anforderungsprofil und Systemeigenschaften die Interessen des Unternehmens vertreten. Das Projektbudget soll eingehalten werden. Das ERP-System soll möglichst schnell Benefits erbringen.

Viele Einflüsse stören den Inbetriebnahmeprozess, weil vielleicht die Semantik trotz gleichlautender Aussagen keine einwandfreie Verständigung zulässt. Dann werden mit Sicherheit Unwägbarkeiten im System hochkommen, die vielleicht sogar im Vorhinein bekannt waren, aber in ihrer Behinderung funktionaler Abläufe unterschätzt wurden. Plötzlich ist Fantasie gefragt, vor allem bei den Beratern des Systemlieferanten, wie aus einer nicht „passenden Funktionalität“ trotzdem das Wesentliche herausgeholt werden kann, was in der Entscheidungsphase gemeinschaftlich zwischen Projektteam und Systemlieferanten vereinbart war. Die Projektverantwortlichen werden mit Entsetzen feststellen, wie wenig mit Fantasie in den Projekten gearbeitet werden kann.

Die System- und Software-Eigenschaften, die von einem neuen System erwartet werden, müssen zur Inbetriebnahme ohne Abstriche bekannt sein.

Die Kommunikation zwischen den einzelnen Projektbeteiligten ist der Schlüssel zum Projekterfolg.

Von Beginn an sind Lösungsansätze zu dokumentieren, die in der eigenen Unternehmenssprache zu formulieren sind. Diese Vorlagen sind von den Projektmitarbeitern und dem Systemlieferanten aufmerksam zu verarbeiten, auf (vermutete) Differenzen ist sofort zu reagieren, diese Differenzen sind zu klassifizieren. Projektaufgaben, die die Projektmitarbeiter, Mitarbeiter in Abteilungen oder des Systemlieferanten auszuführen haben, sind gleichfalls schriftlich zu hinterlegen, zu terminieren, diese Termine gilt es zu verfolgen, restriktiv auf Einhaltung prüfend. Häufig ist festzustellen, dass derartige Anforderungen weder in den Unternehmen noch von den Systemlieferanten mit großer Sorgfalt umgesetzt werden.